Použitie overovania údajov na zabránenie neplatnému zadaniu údajov v programe Excel

01 z 01

Zabráňte neplatnému zadaniu údajov

Použitie overenia údajov na zabránenie neplatného zadania údajov

Možnosti validácie údajov programu Excel sa dajú použiť na kontrolu typu a hodnoty údajov zadaných do konkrétnych buniek v pracovnom hárku .

Rôzne úrovne kontroly, ktoré možno použiť, zahŕňajú:

• zobrazí sa výzva, keď sa na bunku, ktorá obsahuje obmedzenia validácie údajov, klikne, ale bez obmedzenia dát na samotnú bunku
• obmedzenie typu a rozsahu údajov, ktoré je možné vložiť do bunky
• pomocou vzorca nachádzajúceho sa na inom mieste a určiť, či sú údaje zadané do bunky platné

Táto príručka pokrýva druhú možnosť obmedzenia typu a rozsahu údajov, ktoré je možné vložiť do bunky v pracovnom hárku programu Excel.

Pomocou hlásenia o chybe

Okrem umiestnenia obmedzení na dáta, ktoré je možné vložiť do bunky, sa môže zobraziť hlásenie Chybové hlásenie vysvetľujúce obmedzenia pri zadávaní neplatných údajov.

Existujú tri typy upozornení na chyby, ktoré sa dajú zobraziť, a zvolený typ ovplyvňuje prísne vynútenie obmedzení:

• Stop - zabraňuje zadávaniu neplatných údajov
• Upozornenie - varuje, že boli do bunky vložené neplatné údaje s možnosťou prekonať obmedzenia
• Informácie - informuje používateľov o tom, že do bunky boli vložené neplatné údaje, ale nezabráni ich vstupu

Chybové upozornenia Výnimky

Chybové upozornenia sa zobrazujú iba vtedy, keď sú údaje napísané do bunky. Nezobrazujú sa, ak:

• neplatné údaje sa skopírujú do bunky alebo sa zadajú pomocou rukoväte
• vzorec v bunke vypočíta neplatný výsledok
• makro zadá neplatné údaje do bunky

Príklad: Predchádzanie neplatnému zadaniu údajov

Ako je znázornené na obrázku vyššie, tento príklad bude:

1. nastaviť možnosti overovania údajov, ktoré umožňujú zadanie celých čísel s hodnotou menšou ako 5 do bunky D1;
2. ak sa do bunky zadajú neplatné údaje, zobrazí sa upozornenie na chybu Stop .

Otvorenie dialógového okna Validácia údajov

Všetky možnosti overovania údajov v programe Excel sú nastavené pomocou dialógového okna na overenie údajov.

1. Kliknite na bunku D1 - miesto, kde sa použije validácia údajov
2. Kliknite na kartu Údaje
3. Ak chcete otvoriť rozbaľovací zoznam, vyberte možnosť Overenie údajov z pásky
4. Kliknutím na položku Overenie údajov v zozname otvoríte dialógové okno na overenie údajov

Karta Nastavenia

Tieto kroky obmedzujú typ údajov, ktoré možno vložiť do bunky D1 na celé čísla s hodnotou menšou ako päť.

1. V dialógovom okne kliknite na kartu Nastavenia
2. Pod možnosťou Povoliť: vyberte celé číslo zo zoznamu
3. V časti Údaje: vyberte menej ako zo zoznamu
4. V riadku Maximálny počet riadkov zadajte číslo 5

Karta Výstraha chýb

Tieto kroky špecifikujú typ upozornenia na chyby, ktorý sa má zobraziť, a správu, ktorú obsahuje.

1. V dialógovom okne kliknite na záložku Error Alert
2. Uistite sa, že je začiarknuté políčko "Zobraziť upozornenie na chybu po zadaní neplatných údajov"
3. V štýle Štýl: v zozname vyberte možnosť Zastaviť
4. V riadku Názov: riadok: Neplatná hodnota údajov
5. V chybovom hlásení: typ riadka: v tejto bunke sú povolené iba čísla s hodnotou menšou ako 5
6. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vrátite sa do pracovného hárka

Testovanie nastavení overenia údajov

1. Kliknite na bunku D1
2. Zadajte číslo 9 v bunke D1
3. Stlačte kláves Enter na klávesnici
4. Na obrazovke by sa malo zobraziť hlásenie Stop error alert message, pretože toto číslo je väčšie ako maximálna hodnota nastavená v dialógovom okne
5. Kliknite na tlačidlo Opakovať v okne hlásenia o chybe
6. Zadajte číslo 2 v bunke D1
7. Stlačte kláves Enter na klávesnici
8. Údaje by mali byť prijaté v bunke, pretože je menšia ako maximálna hodnota nastavená v dialógovom okne