Možnosti validácie údajov programu Excel zahŕňajú vytvorenie rozbaľovacieho zoznamu, ktorý obmedzuje údaje, ktoré je možné vložiť do konkrétnej bunky, na prednastavený zoznam položiek.
Keď sa do bunky pridá rozbaľovací zoznam, vedľa neho sa zobrazí šípka. Kliknutím na šípku sa otvorí zoznam a umožní vám vybrať jednu z položiek zoznamu pre vstup do bunky.
Údaje použité v zozname môžu byť umiestnené:
Výučba: Používanie údajov uložených v inom zošite
V tomto návode vytvoríme rozbaľovací zoznam pomocou zoznamu položiek umiestnených v inom zošite.
Výhody použitia zoznamu položiek umiestnených v inom zošitu zahŕňajú centralizáciu zoznamových údajov, ak ich používajú viacerí používatelia a ochrana údajov pred náhodnou alebo úmyselnou zmenou.
Poznámka: Keď sú zoznamové údaje uložené v samostatnom zošite, obe pracovné zošity musia byť otvorené, aby zoznam fungoval.
Nasledujúcimi krokmi v nižšie uvedených témach tutoriálu môžete vytvoriť, používať a meniť rozbaľovací zoznam podobný tomu, ktorý je vidieť na obrázku vyššie.
Tieto pokyny pre tutoriály však neobsahujú kroky formátovania pracovných hárkov.
To neovplyvní dokončenie tutoriálu. Váš pracovný hárok bude vyzerať odlišne od príkladu na strane 1, ale v rozbaľovacom zozname sa zobrazia rovnaké výsledky.
Tutorial Témy
- Otváranie súborov a ukladanie údajov výučby
- Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
- Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
- Zadanie zdroja údajov a dokončenie zoznamu rozpadu
- Zmena položiek zoznamu
- Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
01 z 06
Zadanie údajov výučby
Otvorenie dvoch pracovných zošitov programu Excel
Ako bolo spomenuté, v tomto výučbe budú údaje z rozbaľovacieho zoznamu umiestnené v rozbaľovacom zozname v inom zošite.
Pre tento návod postupujte podľa týchto krokov:
- Otvorte dva prázdne pracovné zošity programu Excel
- Uložte jeden zošit s názvom data-source.xlsx - tento zošit bude obsahovať údaje pre rozbaľovací zoznam
- Uložte druhý zošit so drop-down-list.xlsx názvom - tento zošit bude obsahovať rozbaľovací zoznam
- Nechajte oba pracovné zošity otvorené po uložení.
Zadanie údajov výučby
- Zadajte nižšie uvedené údaje do buniek A1 až A4 zošitu data-source.xlsx, ako je vidieť na obrázku vyššie.
- A1 - Perník A2 - Citrón A3 - Ovesná kaša Raisin A4 - Čokoládový čip
- Uložte zošit a nechajte ho otvorený
- Zadajte nižšie uvedené údaje do buniek B1 zošitu drop-down-list.xlsx .
- B1 - Typ cookie:
- Uložte zošit a nechajte ho otvorený
- Rozbaľovací zoznam sa pridá do bunky C1 tohto zošita
02 z 06
Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
Vytvorenie dvoch menovaných rozsahov
Pomenovaný rozsah umožňuje odvolávať sa na určitý rozsah buniek v zošite programu Excel.
Pomenované rozsahy majú veľa aplikácií v programe Excel vrátane ich použitia vo vzorcoch a pri vytváraní grafov.
Vo všetkých prípadoch sa používa pomenovaný rozsah namiesto radu odkazov na bunky, ktoré označujú umiestnenie údajov v pracovnom hárku.
Ak sa používa v rozbaľovacom zozname nachádzajúcom sa v inom zošite, musia sa použiť dva pojmenované rozsahy.
- Jeden sa vytvorí pre položky zoznamu v zošite, kde sú údaje umiestnené
- Druhá je vytvorená v zošite, kde sa nachádza rozbaľovací zoznam. Tento druhý pomenovaný rozsah sa spája s pomenovaným rozsahom v prvom zošite
Tutorial Kroky
Prvý názov rozsah
- Vyberte bunky A1 - A4 zošitu source.xlsx a zvýraznite ich
- Kliknite na pole Názov nad stĺpcom A
- Do poľa Názov zadajte "Cookies" (bez úvodzoviek)
- Stlačte kláves ENTER na klávesnici
- Články A1 až A4 zošitu data-source.xlsx majú teraz názov rozsahu Cookies
- Uložte zošit
Druhý menovaný rozsah
Tento druhý pomenovaný rozsah nepoužíva bunkové odkazy zo zošita drop-down-list.xlsx .
Skôr ako už bolo spomenuté, spojí sa s názvom rozsahu súborov Súbory cookie v zošite s údajmi-source.xlsx .
Je to nevyhnutné, pretože program Excel neakceptuje referencie buniek z iného zošitu pre pomenovaný rozsah. Bude to však okrem iného názvu oblasti.
Vytvorenie druhého pomenovaného rozsahu sa preto nevykonáva pomocou poľa Name, ale pomocou možnosti Name Manager, ktorá sa nachádza na karte Formullas na karte.
- Kliknite na bunku C1 v zozname drop-down-list.xlsx
- Ak chcete otvoriť dialógové okno Správca názvov, kliknite na ikonu Vzorce> Správca názvov na karte
- Kliknutím na tlačidlo Nové otvoríte dialógové okno Nový názov
- V riadku Názov: Údaje
- V časti Vzťahuje sa k riadku: = 'data-source.xlsx'! Cookies
- Kliknutím na tlačidlo OK dokončíte pomenovaný rozsah a vrátite sa do dialógového okna Správca mien
- Kliknutím na tlačidlo Zavrieť zatvoríte dialógové okno Správca mien
- Uložte zošit
03 z 06
Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
Otvorenie dialógového okna Validácia údajov
Všetky možnosti overovania údajov v programe Excel vrátane rozbaľovacích zoznamov sa nastavujú pomocou dialógového okna na overenie údajov.
Okrem pridávania rozbaľovacích zoznamov do pracovného hárka môže byť validácia údajov v programe Excel tiež použitá na kontrolu alebo obmedzenie typu údajov, ktoré je možné vložiť do konkrétnych buniek v pracovnom hárku.
Tutorial Kroky
- Kliknite na bunku C1 zo zošita drop-down-list.xlsx, aby ste ju vytvorili ako aktívnu bunku - v tomto prípade sa rozbalí zoznam
- Kliknite na kartu Údaje v ponuke pásky nad pracovným hárkom
- Kliknutím na ikonu Overenie údajov na karte otvoríte rozbaľovaciu ponuku
- Kliknutím na možnosť Validácia údajov v ponuke otvoríte dialógové okno Validácia údajov
- Nechajte dialógové okno otvorené pre ďalší krok v príručke
04 z 06
Použitie zoznamu na overenie údajov
Výber zoznamu na overenie údajov
Ako už bolo spomenuté, okrem rozbaľovacieho zoznamu existuje viacero možností na overovanie údajov v programe Excel.
V tomto kroku si vyberieme možnosť List ako typ validácie údajov, ktorý sa má použiť pre bunku D1 pracovného hárka.
Tutorial Kroky
- V dialógovom okne kliknite na kartu Nastavenia
- Kliknutím na šípku nadol na konci riadka Povoliť otvoríte rozbaľovaciu ponuku
- Kliknutím na položku Zoznam vyberte rozbaľovací zoznam pre overenie údajov v bunke C1 a aktivujte zdrojový riadok v dialógovom okne
Zadanie zdroja údajov a dokončenie zoznamu rozpadu
Pretože zdroj údajov pre rozbaľovací zoznam je umiestnený na inom zošitu, druhý menovaný rozsah vytvorený skôr sa zadá do riadku Zdroj v dialógovom okne.
Tutorial Kroky
- Kliknite na zdrojový riadok
- Typ "= Data" (bez úvodzoviek) v riadku Zdroj
- Kliknutím na tlačidlo OK dokončíte rozbaľovací zoznam a zatvoríte dialógové okno Validácia údajov
- Malá ikona šípky nadol umiestnená na pravej strane článku C1
- Kliknutím na šípku nadol by ste mali otvoriť rozbaľovací zoznam obsahujúci štyri názvy súborov cookie zadané do buniek A1 až A4 zošitu data-source.xlsx
- Kliknutím na jedno z názvov zadajte tento názov do bunky C1
05 z 06
Zmena zoznamu rozpadu
Zmena položiek zoznamu
Ak chcete aktualizovať rozbaľovací zoznam so zmenami v našich údajoch, môže byť potrebné pravidelne meniť výber v zozname.
Keďže sme použili pomenovaný rozsah ako zdroj pre naše položky zoznamu namiesto skutočných názvov zoznamov, zmena názvov súborov cookie v pomenovanom rozsahu umiestnených v bunkách A1 až A4 zošitu data-source.xlsx okamžite zmení názvy v rozbaľovacej ponuke zoznam.
Ak sa údaje zadajú priamo do dialógového okna, vykonanie zmien v zozname zahŕňa vrátenie sa do dialógového okna a úprava zdrojového riadku.
V tomto kroku zmeníme Lemon na Shortbread v rozbaľovacom zozname zmenou údajov v bunke A2 v pomenovanom rozsahu v zošite na data-source.xlsx .
Tutorial Kroky
- Kliknite na bunku A2 v zošite na data-source.xlsx (Lemon), aby ste ju vytvorili ako aktívnu bunku
- Do poľa A2 stlačte Shortbread a stlačte kláves Enter na klávesnici
- Kliknutím na šípku nadol pre rozbaľovací zoznam v bunke C1 zo zošita drop-down-list.xlsx otvorte zoznam
- Položka 2 v zozname by mala teraz čítať krátky chlieb namiesto citrónu
06 z 06
Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
Možnosti pre ochranu zoznamu rozpadu
Vzhľadom na to, že naše údaje sa nachádzajú na inom pracovnom hárku z rozbaľovacieho zoznamu, dostupné možnosti na ochranu zoznamových údajov zahŕňajú:
- Chráňte pracovný hárok, ktorý zahŕňa zablokovanie buniek A1 až A4 na hárku 2
- Vyžaduje heslo na úpravu zošita
- Mať zošit otvorený ako iba na čítanie