Formátovanie negatívnych, dlhých a špeciálnych čísel v programe Excel

01 z 04

Formátovanie čísel v prehľade programu Excel

Informácie o konkrétnych formátoch čísel nájdete na nasledujúcich stránkach:

Strana 1: Záporné čísla (nižšie);
Stránka 2: Zobrazenie desatinných čísel ako zlomkov;
Strana 3: Špeciálne čísla - zipové kódy a formátovanie telefónnych čísel;
Strana 4: Formátovanie dlhých čísel - napríklad čísel kreditných kariet - ako text.

Formátovanie čísel v programe Excel sa používa na zmenu vzhľadu čísla alebo hodnoty v bunke v pracovnom hárku.

Formátovanie čísiel je pripojené k bunke a nie k hodnote v bunke. Inými slovami, formátovanie čísel nezmení skutočné číslo v bunke, ale len tak, ako sa zobrazí.

Napríklad formátovanie mien, percent alebo čísel na dáta je viditeľné iba v bunke, kde sa nachádza číslo. Kliknutím na túto bunku sa vo formulári nad pracovným hárkom zobrazí jednoduché, neformátované číslo.

Všeobecné predvolené nastavenie

Predvolený formát pre bunky obsahujúce všetky údaje je všeobecný štýl. Tento štýl nemá žiadny špecifický formát a v predvolenom nastavení zobrazuje čísla bez znakov v dolároch alebo čiarky a zmiešané čísla - čísla obsahujúce zlomkovú zložku - nie sú obmedzené na určitý počet desatinných miest.

Formátovanie čísel sa môže použiť na jednu bunku, celé stĺpce alebo riadky, vybratý rozsah buniek alebo celý pracovný hárok .

Záporné formátovanie čísel

V predvolenom nastavení sú záporné čísla identifikované pomocou negatívneho znaku alebo pomlčky (-) naľavo od čísla. Aplikácia Excel má niekoľko ďalších možností formátovania na zobrazenie záporných čísel umiestnených v dialógovom okne Formát buniek . Tie obsahujú:

• červený text
• okrúhle zátvorky
• okrúhle zátvorky a červený text

Zobrazenie negatívnych čísel v červenej farbe môže uľahčiť ich vyhľadanie - hlavne ak sú výsledkom vzorcov, ktoré môžu byť ťažké sledovať vo veľkom pracovnom liste.

Konzoly sa často používajú na zjednodušenie identifikácie negatívnych čísel pre údaje, ktoré sa majú vytlačiť čierne a biele.

Zmena formátovania vylučujúcich čísel v dialógovom okne Formát buniek

1. Zvýraznite údaje, ktoré chcete formátovať
2. Kliknite na kartu Domov na karte
3. Kliknite na spúšťač dialógového okna - malú smernú šípku v dolnom pravom rohu skupiny ikon číslic na páse klepnutím otvorte dialógové okno Formát buniek
4. Kliknite na položku Číslo v sekcii kategórie v dialógovom okne
5. Vyberte možnosť zobrazenia záporných čísel - červená, zátvorky alebo červená a zátvorky
6. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vrátite sa do pracovného hárka
7. Vylučujúce hodnoty vo vybratých údajoch by sa teraz mali formátovať s vybratými možnosťami

02 z 04

Formátovanie čísel ako zlomkov v programe Excel

Zobraziť desiatkové čísla ako zlomky

Formát zlomkov použite na zobrazenie čísel ako skutočných zlomkov, namiesto desatinných miest. Ako je uvedené v stĺpci Popis na obrázku vyššie, dostupné možnosti pre zlomky zahŕňajú:

• zobrazenie desatinných miest ako jedno-, dvoj- alebo trojciferné zlomky v menovitej časti čísla;
• zobrazujúce desatinné miesta ako bežne používané frakcie - napríklad polovica a jedna štvrtina.

Formát prvý, údaje sekundy

Zvyčajne je najlepšie použiť formát zlomkov na bunky pred zadaním údajov, aby sa zabránilo neočakávaným výsledkom.

Napríklad, ak sa zlomky s čitateľmi medzi 1 a 12 - napríklad 1/2 alebo 12/64 - zadajú do buniek s všeobecným formátom, čísla sa zmenia na dátumy, ako napríklad:

• 1/2 bude vrátený ako 2-Jan
• 12/64 bude vrátený ako Jan-64 (január, 1964)

Aj zlomky s čitateľmi väčšími ako 12 budú premenené na text a môžu spôsobiť problémy, ak sa použijú vo výpočtoch.

Formátovať čísla ako zlomky v dialógovom okne Formát buniek

1. Zvýraznite bunky, ktoré chcete formátovať ako zlomky
2. Kliknite na kartu Domov na karte
3. Kliknite na spúšťač dialógového okna - malú smernú šípku v dolnom pravom rohu skupiny ikon číslic na páse klepnutím otvorte dialógové okno Formát buniek
4. Kliknutím na časť Fraction v sekcii Category v dialógovom okne zobrazíte zoznam dostupných formátov zlomkov na pravej strane dialógového okna
5. Vyberte formát pre zobrazenie desatinných čísel ako zlomkov zo zoznamu
6. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vrátite sa do pracovného hárka
7. Desiatkové čísla zadané do formátovaného rozsahu by sa mali zobrazovať ako zlomky

03 z 04

Formátovanie špeciálnych čísel v programe Excel

Všeobecné obmedzenia a obmedzenia formátu čísel

Ak používate aplikáciu Excel na ukladanie identifikačných čísel - napríklad PSČ alebo telefónne čísla - môžete nájsť číslo, ktoré sa má zmeniť alebo zobraziť s neočakávanými výsledkami.

Štandardne všetky bunky v pracovnom hárku programu Excel používajú všeobecný formát a vlastnosti tohto formátu zahŕňajú:

• vedúce nuly v číslach sú odstránené,
• čísla s viac ako jedným číslom sú prevedené na vedeckú (alebo exponenciálnu) notáciu.

Podobne je formát čísiel obmedzený na zobrazenie čísiel s dĺžkou 15 číslic. Všetky číslice presahujúce tento limit sú zaokrúhlené nadol na nuly

Aby ste sa vyhli problémom so špeciálnymi číslami, v závislosti od typu čísla, ktoré sa ukladá v pracovnom hárku, môžete použiť dve možnosti:

• kategória špeciálneho formátu v dialógovom okne Formát buniek (pozri nižšie);
• formátovanie čísel ako text (ďalšia strana).

Aby ste zabezpečili, že sa pri zadaní správne zobrazia špeciálne čísla, naformátujte bunku alebo bunky pomocou jedného z nasledujúcich dvoch formátov pred zadaním čísla.

Kategória špeciálneho formátu

Špeciálna kategória v dialógovom okne Formát buniek automaticky použije špeciálne formátovanie na také čísla ako:

• telefónne čísla - obsahuje prvé tri číslice 10-miestneho čísla v zátvorkách a oddeľuje zostávajúcich sedem číslic do dvoch skupín oddelených pomlčkou. Napríklad: (800) 555-1212
• Čísla sociálneho poistenia - oddeľuje deväťmiestne čísla do skupín po troch, dvoch a štyroch oddelených pomlčkami. Napríklad: 555-00-9999

• poštové kódy - zachovávajú vedúce nuly v číslach - ktoré sú odstránené pomocou bežných číselných formátov. Napríklad: 00987

• PSČ + 4 : oddeľuje deväťmiestne čísla do skupín s piatimi číslicami a štyri oddelené pomlčkou. Takisto si zachováva akékoľvek vedúce nuly. Príklad: 00987-5555

Local Sensitive

Rozbaľovací zoznam v časti Locale poskytuje možnosti na formátovanie špeciálnych čísel vhodných pre konkrétne krajiny. Napríklad, ak sa lokál mení na angličtinu (Kanada), dostupné možnosti sú telefónne číslo a číslo sociálneho poistenia - čo sú bežne používané špeciálne čísla pre danú krajinu.

Použitie špeciálneho formátovania čísel v dialógovom okne Formát buniek

1. Zvýraznite bunky, ktoré chcete formátovať ako zlomky
2. Kliknite na kartu Domov na karte
3. Kliknite na spúšťač dialógového okna - malú smernú šípku v dolnom pravom rohu skupiny ikon číslic na páse klepnutím otvorte dialógové okno Formát buniek
4. Ak chcete zobraziť zoznam dostupných špeciálnych formátov na pravej strane dialógového okna, kliknite na položku Špeciálne v sekcii Kategória v dialógovom okne
5. V prípade potreby kliknite na možnosť Locale a zmeňte miesta
6. Vyberte jednu z možností formátu na zobrazenie špeciálnych čísel zo zoznamu
7. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno a vrátite sa do pracovného hárka
8. Príslušné čísla zadané do formátovaného rozsahu by sa mali zobrazovať ako pri vybratom špeciálnom formáte

04 z 04

Formátovanie čísel ako text v programe Excel

Všeobecné obmedzenia a obmedzenia formátu čísel

Aby ste zabezpečili, že dlhé čísla - napríklad 16 číslic kreditnej karty a čísla bankovej karty - sa pri vstupe zobrazia správne, naformátujte bunku alebo bunky pomocou formátu Text - najlepšie pred zadaním údajov.

Štandardne všetky bunky v pracovnom hárku programu Excel používajú všeobecný formát a jednou z vlastností tohto formátu je, že čísla s viac ako jedným číslom sú prevedené na vedeckú (alebo exponenciálnu) notáciu - ako je uvedené v bunke A2 na obrázku vyššie.

Podobne je formát čísiel obmedzený na zobrazenie čísiel s dĺžkou 15 číslic. Všetky číslice presahujúce tento limit sú zaokrúhlené nadol na nuly.

V bunke A3 vyššie sa číslo 1234567891234567 zmení na 123456789123450, keď je bunka nastavená na formátovanie čísel.

Použitie textových údajov vo vzorcoch a funkciách

Naopak, keď sa používa formátovanie textu - bunka A4 nad ním - rovnaké číslo sa správne zobrazuje a keďže obmedzenie počtu znakov na jednu bunku pre formát textu je 1 024, pravdepodobne sú len iracionálne čísla ako Pi (Π) a Phi (Φ) ktoré nemožno zobraziť v plnom rozsahu.

Okrem toho, že sa číslo zachovalo rovnako, ako bolo zadané, číslice formátované ako text môžu byť stále použité vo vzorcoch pomocou základných matematických operácií - ako je napríklad pridanie a odčítanie, ako je uvedené v bunke A8 vyššie.

Nemôžu sa však použiť vo výpočtoch s niektorými funkciami programu Excel - napríklad SUM a AVERAGE , keďže bunky obsahujúce údaje sú považované za prázdne a vrátené:

• výsledok nula pre SUM - bunku A9
• hodnota chyby # DIV / 0! pre priemer - bunka A10

Kroky na formátovanie bunky pre text

Rovnako ako pri iných formátoch je dôležité formátovať bunku pre textové údaje pred zadaním čísla - inak to bude ovplyvnené aktuálnym formátovaním buniek.

1. Kliknite na bunku alebo vyberte rozsah buniek, ktoré chcete previesť do formátu textu
2. Kliknite na kartu Domov na karte
3. Kliknite na šípku nadol vedľa poľa Formát číslic - v predvolenom nastavení sa zobrazí možnosť Všeobecné - otvoríte rozbaľovaciu ponuku možností formátovania
4. Prejdite do spodnej časti ponuky a kliknite na možnosť Text - pre formát textu nie sú k dispozícii žiadne ďalšie možnosti

Text vľavo, čísla vpravo

Vizuálnym kľúčom, ktorý vám pomôže určiť formát bunky, je pozrieť sa na zarovnanie údajov.

V predvolenom nastavení v programe Excel sú textové údaje zarovnané na ľavej strane v údajoch buniek a čísel vpravo. Ak sa predvolené zarovnanie pre rozsah formátovaný ako text nebol zmenený, číslice zadané do tohto rozsahu by mali byť zobrazené na ľavej strane buniek, ako je to uvedené v bunke C5 na obrázku vyššie.

Okrem toho, ako je uvedené v bunkách A4 až A7, číslice naformátované ako text zobrazia aj malý zelený trojuholník v ľavom hornom rohu bunky, čo naznačuje, že údaje môžu byť nesprávne naformátované.